Notice: Use of undefined constant ‘1’ - assumed '‘1’' in /home/sites/site47006/web/includes/framework.php on line 52

Notice: Use of undefined constant ‘0’ - assumed '‘0’' in /home/sites/site47006/web/includes/framework.php on line 52
Project Management via de Cloud

Twitter  

   
Monday, 18 July 2016 21:55

Project Management via de Cloud

Written by 
Rate this item
(0 votes)

Inleiding

Cloudtechnologie en -oplossingen zijn haast niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Op zakelijk gebied zijn er inmiddels veel oplossingen wat ons leven als professional aangenamer maakt. Als projectmanager ben ik lang op zoek geweest naar een oplossing die mijn werk (ook via de cloud) vereenvoudigd. Geen geeltjes aan de terminal, Outlook items die ik een paar keer wegdruk, geen rappels vanuit andere "systemen". Belangrijk is dat het informele en formele naadloos op elkaar aansluiten, en dat je in een oogopslag de actuele situatie ziet.

Maar de praktijk is nog weerbarstig. In 2012 kwam een rapport uit over de gebrekkige digitale vaardigheden op het werk. Ondanks dat dit rapport gaat er nog altijd veel tijd verloren door internetvaardigheden in het algemeen, en online projectmanagement ondersteuning in het bijzonder.

Mogelijkheden

Het is als projectmanager belangrijk om continue aandacht te hebben voor het managen en afstemmen van (de) samenwerking(en) in projectteams met projectleden uit één of meerdere organisaties. Om zo efficient en effectief mogelijk te kunnen werken stel ik me altijd weer de vraag “hoe wij als team slim kunnen samenwerken om ons projectresultaat te realiseren”. Doorgaans heeft elke organisatie heeft zijn eigen intranet. Helaas wordt deze vaak alleen voor algemene doeleinden gebruikt, zoals  het intern delen van bestanden en het plaatsen van interne nieuwsberichten. Echte functionaliteiten voor projectmangement en samenwerking over de eigen afdeling, laat staan de organisatie, worden niet (of nauwelijks) gebruikt of aangeboden.

Wanneer er ruimte en gelegenheid voor is gebruik ik graag een passend extern platform om het project en de samenwerking te kunnen ondersteunen. Belangrijk daarbij is dat het past bij het team, de organisatie en die gericht die ondersteuning biedt, die op dat moment nodig hebben. Ik ben ervan overtuigd dat dit het projectmanagement en de productiviteit ten goede komt.

 

Keuzes

Een keuze is natuurlijk persoonlijk en tegelijkertijd verandert ook nog de wereld om ons heen. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen. Kijkdaarbij niet alleen naar de technologische oplossingen, maar ook de functionele.

Inventariseer de dagelijkse activiteiten en de bestaande behoeften aan hebben. De inventarisatie start altijd bij de bestaansreden van het projectteam én de individuele projectleden. Het projectteam formuleert haar gewenste resultaat. Denk daarbij aan:

  • Algemene functies: zoals een activiteitenstroom, kalender, taken, contactpersonen en een inbox
  • Werkomgevingen: deze zogenaamde spaces bevatten specifieke functionaliteiten waarmee afgekaderde werkprocessen ondersteund worden. Voor mij is Project Collaboration een belangrijke tool (voor het vastleggen van projecten en oplevermomenten, projectmeetings en uren schrijven).

Bij complexe projecten of werkomgevingen is het zelfs interessant als er spaces zijn voor onder andere intranet, recruiting, web app development en/of sales management.

Zorg in ieder geval dat er een prioritering is. Afhankelijk van de omvang, kenmerken, impact en het budget van het project selecteer je die aspecten van het teamwerk, die je gezamenlijk slim wil laten ondersteunen. Dit zal voor een project van 4 weken anders zijn dan voor een project van 14 maanden en voor een project met 4 mensen anders dan voor een project met 80 deelnemers. Richt je echter altijd op de kernactiviteiten die het meest voorkomen en denk daarbij aan de 80/20-regel. Dit geeft de uitgangspunten om verschillende projectmangementdiensten op de gewenste functionaliteiten te beoordelen.

Naast functionaliteit is identificatie ook belangrijk. Stel jezelf de vraag of en welke online projectmanagement tools bij mensen, organisaties en type projecten passen. Maak een inschatting van de mate waarin projectleden digi- en internetvaardig zijn en de mate waarin zij door hun thuisba(a)sis daarin worden ondersteund. Beperk je met het zoeken en combineren in ieder geval altijd tot die functionaliteiten die je nodig hebt. Selecteer één tool of maak een combinatie van bruikbare elementen. Kies je voor het tweede investeer dan in een ‘look and feel’ waardoor je projectteamleden het gevoel krijgen vanuit één omgeving te kunnen werken, waarin de verschillende tools worden ontsloten.

Passend bij de situatie, probeer vervolgens je projectteams mee te nemen in het kiezen van slimme ondersteuning. Dit zal bijdragen in de positieve beleving met betrekking tot een effectief en efficient projectresultaat.

 

 


Read 494 times Last modified on Wednesday, 20 July 2016 11:46
More in this category: « Multi Project Management

Leave a comment

Make sure you enter the (*) required information where indicated. HTML code is not allowed.