Vanuit mijn vakgebied zie ik echt wel dat zaken efficiënter en effectiever aangepakt kunnen worden. Er kan op een aantal gebieden zeker meer gedaan worden met minder mensen. Ik constateer echter wel dat de rek er bij veel organisaties en/of werknemers uit is. Zeker als ik het zie bij mensen van wie ik het pertinent niet zou verwachten. Ook niet binnen diezelfde overheid.

Rust en Ruimte

Steeds vaker nemen managers in het lagere kader of medewerkers werk mee naar huis. Dit om “rust en ruimte” te vinden om hun dossiers of werk dié aandacht te geven die het nodig heeft.

Natuurlijk gebeurde het in het verleden al vaker dat werk mee naar huis werd genomen. Natuurlijk mag je er af en toe een tandje bij zetten om de “piek van werkzaamheden” het hoofd te bieden. Daar is niets mis mee.

Er is echter wel iets mis als dat in je werk- of privéleven binnensluipt en het langzaam maar zeker een gewoonte wordt; dat de “piek van werkzaamheden” inmiddels het normale beeld op de werkvloer is geworden.

 

Het mee naar huis nemen van werk betekent immers dat buiten de doorgaans 40-urige werkweek, er meer uren worden gemaakt dan dat oorspronkelijk berekend was voor de functie. De piek van werkzaamheden blijft bestaan, maar wordt voor een deel uitgesmeerd over de privétijd van de manager of werknemer en omdat deze tijd doorgaans niet meegenomen wordt in de urenverantwoording ontstaat er een verkeerd beeld. Het lijkt er immers op dat er meer werk verzet kan worden binnen dezelfde tijd.

Positief geluimden zullen daarom zeggen dat er inderdaad “meer werk met minder mensen” uitgevoerd kan worden, of dat dit toch haalbaar is door efficiënter en effectiever te werken.

Ik stel dat we hier te maken hebben met  “verborgen werkdruk” die verstrekkende gevolgen kan hebben.

 

Organisatie

Aan de hand van een missie, visie en strategie wordt er voor een organisatie een takenpakket samengesteld. Doorgaans bestaat dit takenpakket uit primaire- of basistaken, specialistische taken en overig opgedragen taken. Om deze taken kwantitatief en kwalitatief zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren wordt er een organisatiemodel opgesteld en wordt de normformatie vastgesteld.

Wat inmiddels wel is losgelaten is een structuur voor toekomstvastheid en opschaalbaarheid. Als we kijken naar overheidsinstanties wordt er steeds meer bezuinigd op personeel. De basistaken blijven hetzelfde; de specialistische taken moeten door minder medewerkers uitgevoerd worden en er is zelfs sprake van een toename “opgedragen taken”. Neem bijvoorbeeld de toename van vluchtelingen, Justitie of gemeenten die per 1 januari 2015 er meer taken bij heeft gekregen.

In alle gevallen is er te weinig of zelfs geen rekening gehouden met de toename van taken. De normformatie en de daaraan hangende uren zijn niet verandert.

Ik durf te stellen dat voor bepaalde afdelingen binnen organisaties het plafond is bereikt. Er is geen ruimte meer voor “lucht”; iets wat elk zichzelf respecterende en realistisch denkende organisatie ingebouwd zou moeten hebben. 

 

(Te) Hoge werkdruk

Onderzoek wijst uit dat een derde van de werknemers de werkdruk ziet toenemen.

Te hoge werkdruk is het gevolg van onbalans tussen tijd en taken. Af en toe (te) hoge werkdruk hoeft geen probleem te zijn. Veelvuldig of structureel te hoge werkdruk is dat wel.  

 

Opvallend is dat er leidinggevenden zijn die naar beneden toe de afdeling of organisatie motiveren om vooral positief te blijven, maar naar boven toe het toenemende probleem geen halt kunnen toeroepen. Voor de werknemer wordt deze sociale steun in toenemende mate als onacceptabel ervaren, zeker als er weinig regelruimte is om de problemen op te lossen.

Wanneer het probleem van werkdruk zich stelselmatig voordoet zal ook de regelruimte van de werknemer onvoldoende zijn en is er in toenemende mate kans op gezondheidsproblemen.

 

Vicieuze cirkel

Wanneer een werknemer met gezondheidsproblemen uitvalt kan er een vicieuze cirkel ontstaan. De overige werknemers moeten het ontstane gat opvullen, terwijl ze hun eigen werk ook moeten uitvoeren. Ontegenzeggelijk gaat dit ten koste van de kwaliteit van  de dienstverlening. Een bijkomstigheid is dat er te weinig geïnvesteerd wordt in scholing.

Het is niet uitgesloten dat er meer werknemers volgen en in het domino-effect omvallen, waardoor de werkdruk nog verder zal toenemen.

Eenmaal terug op de werkplek zal de werknemer moeten re-integreren. In de praktijk blijkt dat er hiervoor weinig ruimte mogelijk is.

 

Kleine overheid

Wanneer de politiek obsessief blijft bezuinigen door het schrappen van banen met het oog op een kleinere overheid, zal de dienstverlening blijven verslechteren. Daarbij kan een vraagteken gezet worden bij de bezuiniging, als door gedwongen ontslagen werknemers een beroep zullen moeten doen op de verzorgingsstaat; een ander onderdeel van diezelfde overheid. De eendimensionale aanpak voor arbeidstoeleiding door het UWV zal daar zeker niet bij helpen.

Daarnaast zal de werkdruk van de individuele medewerker of manager niet afnemen en blijven er nog heel wat bureaulampen thuis onbedoeld en onnodig branden.