Het segment van dataopslag was geruime tijd het enige marktsegment binnen de ICT-sector waarin een significante groei werd gezien, ondanks de economische recessie van de afgelopen jaren. Dit geldt zeker ook voor de Overheid, omdat zij het voortouw wil nemen in het digitaliseren van diensten. De Overheid kent meerdere belangen die te maken hebben met opslag van data en digitale informatie. Naast het belang voor de bedrijfsvoering kent de Overheid ook een verantwoordingsbelang naar de Tweede Kamer, burgers en onderzoekers, het belang van hergebruik en in mindere mate (maar in zekere zin relevant) historisch belang.

Om te komen tot een goede oplossing voor de korte- maar zeker voor de lange termijn dienen organisaties te (re)organiseren op het gebied van informatievoorziening. In het verleden werden technische oplossingen vaak geïnitieerd vanuit de ICT beheerorganisatie. Dit heeft geleid tot een historische wildgroei van diverse opslagsystemen die slechts met moeite met elkaar gekoppeld konden worden. Een direct gevolg (waar we heden ten dage vaak mee te maken hebben) is dat de organisatie begint te lijden aan een zogenaamde 'Coorporate Altzheimer'; We weten vaak nog wel dat we de informatie hebben, maar we weten niet meer waar het gebleven is. In een erger geval weten we zelfs ook niet meer dat die informatie in huis hebben, en zullen het in de toekomst mogelijk bij toeval nog een keertje tegen komen.

De kunst van het archiveren is dus het kunnen weggooien van datgene wat we niet meer nodig hebben. Maar wat moeten we dan weggooien. Het mag duidelijk zijn dat dit voor iedere organisatie weer anders ligt. Maar men moet zich wel vergewissen of de data werkelijk nog noodzakelijk is.

Jens Pohl heeft in zijn essay “Transition from Data to Information” (2000) een model neergezet die onderstaand wordt weergegeven.

 

In dit model wordt duidelijk dat ongestructureerde data het fundament vormt voor uiteindelijk de informatie of zelfs kennis binnen de organisatie. Natuurlijk vertegenwoordigd data bij een hoog volume slechts een lage waarde terwijl kennis met een relatief laag volume een hoge waarde vertegenwoordigd. Toch kan het één niet buiten het ander.

De huidige technologie maakt het mogelijk oplossingen te creëren die op lange termijn de beheersmatige deel kwantitatief doet afnemen maar tegelijkertijd kwalitatief doet toenemen. Deze verschuiving is inmiddels al in de markt onderkent, maar tegelijkertijd moet ook onderkent worden dat deze noodzaak tot herziening van de infrastructuur niet louter en alleen een operationele aangelegenheid is, maar juist een strategisch.

 

Het vervangen van de historisch gegroeide omgeving door een innovatieve opslagtechnologie heeft namelijk zijn weerslag op de gehele organisatie. Het herorganiseren van data leidt tevens tot het heroverwegen van werkprocessen binnen de organisatie. De organisatie zal zich gedurende dit proces zichzelf voortdurend de vraag moeten stellen wat zij aan data en digitale informatie willen opslaan; Hierbij dient tevens gekeken te worden of deze gecategoriseerd kunnen worden.

 

 

Hewlett-Packard wil organisaties ondersteunen in het proces van herzien van de infrastructuur ten behoeve van dataopslag en het heroverwegen van werkprocessen. Dat betekent echter wel dat Hewlett-Packard zich niet langer meer exclusief kan richten op de ICT afdeling, maar haar terrein zal moeten verleggen naar de vergadertafel van het strategisch management. Hewlett-Packard is bij diverse organisaties op strategisch niveau in gesprek, maar dit moet nog versterkt worden. Om deze positie te verstevigen is het noodzakelijk om vast te stellen hoe op dit moment de betrokkenheid van het strategisch management is ten aanzien van innovatieve opslagtechnologieën. Met behulp van een Technology Acceptance Model van Davis [Davis 1989] kan richting gegeven worden om te kijken op welke wijze de strategisch manager wel betrokken kan worden bij een implementatie van innovatieve opslag. Een innovatief opslagsysteem is namelijk het fundament van de gehele informatiehuishouding van een organisatie, net zoals een fundament belangrijk is voor de bouw van een flat. Als het fundament niet juist is ontworpen kan dat zeer kwalijke gevolgen hebben. In het geval van het de opslaghuishouding als fundament, kan een verkeerd ontwerp de flexibiliteit en zelfs de continuïteit van een organisatie in gevaar brengen.

Daarnaast zal de consulting organisatie van Hewlett-Packard verandering moeten ondergaan om de klant ook veranderkundig te kunnen adviseren. Wat zijn de te verwachten veranderingen met de implementatie van een innovatieve opslag? Op welke wijze kan de implementatie uitgevoerd worden waarbij niet alleen gekeken wordt naar de technische inrichting, maar (meer nog) naar de functionele inrichting. HP zal echter wel aan een aantal voorwaarden moeten voldoen om in de opzet te slagen. Belangrijke aanbevelingen hiervoor zijn:

  • Maak met de klant de organisatorische en strategische consequenties van digitalisering inzichtelijk;
  • Bepaal met de klant de implementatiestrategie. Leg hierbij ook de nadruk op het betrekken van de klanten en/of afnemers. Zorg er tevens voor dat de doeltellingen SMART worden geformuleerd;
  • Gebruik bij het business ontwerp de door HP zelf ontwikkelde ITSA methode. Daarin wordt het perspectief voor de te kiezen strategie voor implementatie, maar ook het organisatorische-, functionele- en technische perspectief meegenomen;
  • Zorg ervoor dat de projectinrichting niet alleen is gebaseerd op de technische afdeling, maar betrek ook afnemers van ICT-diensten binnen het project. Een goede methode voor het inrichten van het project is Prince 2;
  • Gebruik het INK-model als kwaliteitsmodel. Dit model wordt breed gehanteerd binnen de Overheid;
  • Om voor zichzelf een toekomst uit te stippelen kan HP gebruik maken van de methode van back casting. Deze methode hoeft overigens niet alleen intern gebruikt te worden, maar kan zeker ook een strategisch advies voor een Overheidsorganisatie onderbouwen;
  • De Europese Aanbesteding is het meest lastige. Om zowel het ontwerp als ook de implementatie voor zijn rekening te kunnen nemen moet HP keuzes maken. Enerzijds kan het zijn om de dienstverlening van HP los te koppelen en dit als een dochteronderneming te beschouwen. Anderzijds is een mogelijkheid om door middel van het inschrijven op tenders prefered supplier bij Overheidsorganisaties te worden.